Contrat de professionnalisation – Assistant (e) de gestion administrative (Direction Sûreté, Sécurité, et Passagers)

Contrat de professionnalisation – Assistant (e) de gestion administrative (Direction Sûreté, Sécurité, et Passagers)

 

Le Grand Port Maritime de la Guadeloupe recherche en alternance (contrat de professionnalisation) :

Un(e) assistant(e) de gestion administrative pour sa Direction Sûreté, Sécurité, et Passagers.

 

Missions afférentes au poste :

  • Suivi des marchés de la direction
  • Gestion de la relation client
  • Gestion administrative du personnel de la direction

 

Activités principales :

 

Suivi des marchés de la direction

  • Assurer le suivi des procédures administratives de passation et d’exécution des marchés, mise à jour du tableau de bord (engagement, suivi des marchés, élaboration des états d’acompte, traitement des factures et états d’acomptes, gestion des décomptes finaux…)
  • Interagir avec les entreprises/prestataires et la direction financière

 

Gestion de la relation client

  • Gérer la demande électronique et physique des badges de sûreté pour l’entrée sur les terminaux du GPMG (accueil des usagers, fabrication et délivrance des badges, …)
  • Exercer les fonctions de mandataire suppléant(e) (encaissement du paiement des badges de sûreté lors des absences du régisseur titulaire)
  • Gérer avec les services de la préfecture le suivi des habilitations des titulaires des badges
  • Réaliser l’archivage des demandes de badges
  • Proposer des actions d’amélioration continue, participer à leur mise en œuvre et contribuer à l’animation de la démarche

 

Gestion administrative du personnel de la direction

  • Recueillir, traiter, suivre et gérer les dossiers administratifs nécessaires au bon fonctionnement de la direction (secrétariat, congés et absences, classement et archivage)
  • Organiser les rendez-vous, les missions, les déplacements
  • Gérer le courrier

 

Profil et compétences recherchés

  • Expérience professionnelle significative en secrétariat,
  • Gestion administrative et en passation de marchés publics
  • Exercer la polyvalence métier.

 

Savoir-faire

  • Recueillir, traiter, diffuser de l’information (communiquer, rédiger, rendre compte)
  • Organiser, préparer l’action d’un manager ou d’une équipe
  • Appliquer les règles et procédures administratives
  • Maitriser l’utilisation des outils bureautique courants et des logiciels informatiques du GPMG concernant les marchés publics et la gestion du personnel
  • Concevoir un tableau de bord
  • Réaliser un suivi d’activité
  • Rédiger un compte rendu de réunion.

 

Savoir-être

  • Rigueur, autonomie, confidentialité, disponibilité
  • Sens de l’accueil et du travail en équipe
  • Capacité d’adaptation.

 

Diplôme préparé : BTS Assistant manager ou gestion PME/PMI ou licence professionnelle

CV / lettre de motivation et projet professionnel à envoyer par mail à : recrutements@port-guadeloupe.com