Le Grand Port Maritime de la Guadeloupe recherche en alternance (contrat de professionnalisation) :
Un(e) assistant(e) de gestion administrative pour sa Direction Sûreté, Sécurité, et Passagers.
Missions afférentes au poste :
- Suivi des marchés de la direction
- Gestion de la relation client
- Gestion administrative du personnel de la direction
Activités principales :
Suivi des marchés de la direction
- Assurer le suivi des procédures administratives de passation et d’exécution des marchés, mise à jour du tableau de bord (engagement, suivi des marchés, élaboration des états d’acompte, traitement des factures et états d’acomptes, gestion des décomptes finaux…)
- Interagir avec les entreprises/prestataires et la direction financière
Gestion de la relation client
- Gérer la demande électronique et physique des badges de sûreté pour l’entrée sur les terminaux du GPMG (accueil des usagers, fabrication et délivrance des badges, …)
- Exercer les fonctions de mandataire suppléant(e) (encaissement du paiement des badges de sûreté lors des absences du régisseur titulaire)
- Gérer avec les services de la préfecture le suivi des habilitations des titulaires des badges
- Réaliser l’archivage des demandes de badges
- Proposer des actions d’amélioration continue, participer à leur mise en œuvre et contribuer à l’animation de la démarche
Gestion administrative du personnel de la direction
- Recueillir, traiter, suivre et gérer les dossiers administratifs nécessaires au bon fonctionnement de la direction (secrétariat, congés et absences, classement et archivage)
- Organiser les rendez-vous, les missions, les déplacements
- Gérer le courrier
Profil et compétences recherchés
- Expérience professionnelle significative en secrétariat,
- Gestion administrative et en passation de marchés publics
- Exercer la polyvalence métier.
Savoir-faire
- Recueillir, traiter, diffuser de l’information (communiquer, rédiger, rendre compte)
- Organiser, préparer l’action d’un manager ou d’une équipe
- Appliquer les règles et procédures administratives
- Maitriser l’utilisation des outils bureautique courants et des logiciels informatiques du GPMG concernant les marchés publics et la gestion du personnel
- Concevoir un tableau de bord
- Réaliser un suivi d’activité
- Rédiger un compte rendu de réunion.
Savoir-être
- Rigueur, autonomie, confidentialité, disponibilité
- Sens de l’accueil et du travail en équipe
- Capacité d’adaptation.
Diplôme préparé : BTS Assistant manager ou gestion PME/PMI ou licence professionnelle
CV / lettre de motivation et projet professionnel à envoyer par mail à : recrutements@port-guadeloupe.com